In gesprek met Nicole de Boer: digitalisering is een zegen en een vloek

Corona is de motor achter de versnelde digitalisering in de juridische sector. De toekomst van de advocatuur wordt sterk beïnvloed door digitalisering en legal tech, maar wat gaat er precies veranderen? Hoe reageren cliënten, kantoren en juridische professionals op de opkomst van legal tech en op digitalisering in het algemeen? We vragen Nicole de Boer, advocaat bij Ploum, naar haar visie op de digitalisering in de juridische sector en hoe dit haar rol als advocaat en redactielid van diverse juridische tijdschriften beïnvloedt.

Over Ploum en Nicole de Boer

Ploum is een onafhankelijk full service advocaten- en notarissenkantoor gevestigd in het centrum van Rotterdam. Ploum heeft alle relevante juridische kennis en ervaring in huis om organisaties te adviseren. Het kantoor kenmerkt zich door de eigentijdse, ondernemende stijl met Rotterdamse mentaliteit: no-nonsense en pragmatisch, gericht op bruikbare en duurzame oplossingen.

Nicole de Boer heeft zelf inmiddels twintig jaar ervaring in de advocatuur. Tot 2011 heeft zij bij verschillende kantoren de civiele advies- en procespraktijk gevoerd. Na vier jaar als Professional Support Lawyer bij Houthoff Buruma werkzaam te zijn geweest, heeft zij in 2015 haar loopbaan als advocaat weer voortgezet. Bij Ploum houdt Nicole zich, naast haar werkzaamheden als advocaat op het gebied van verzekerings-, aansprakelijkheids- en algemeen verbintenissenrecht, ook bezig met het kennismanagement binnen de organisatie. Daarnaast is zij redactielid en auteur bij verschillende juridische tijdschriften.

Hoe gaat legal tech de advocatuur veranderen? 

“Eerlijk gezegd vind ik de impact van legal tech lastig om in te schatten. Dat komt misschien omdat ik eigenlijk al twintig jaar hetzelfde hoor. Zo werd twintig jaar geleden al voorspeld dat er in de toekomst technologie zou komen waarmee geautomatiseerde rechtspraak mogelijk zou zijn, dat een deel van het werk van advocaten overgenomen zou gaan worden door artificial intelligence (AI) en dat modellen met één druk op de knop zouden kunnen worden ingevuld. Ik hoorde die voorspellingen twintig jaar geleden; ik hoorde ze tien jaar geleden; ik hoor ze vandaag en ik vermoed dat het over tien jaar nog steeds ‘voorspellingen’ zijn.

De juridische wereld is erg conservatief en veranderingen gaan niet snel. We hebben dit recent nog gezien met het mislukte KEI-project. Daarnaast mogen we niet uit het oog verliezen dat de advocatuur ook afhankelijk is van de Rechtspraak.Toch is er wel degelijk het één en ander aan het veranderen. Of je dit legal tech kunt noemen, of dat het een kwestie is van de algemene digitalisering, laat ik dan even in het midden.

Ik vind het zelf wel heel interessant om te gaan zien wat AI ons gaat brengen. Ik denk dat het vooral als ondersteuning zal gaan dienen. Ik ben er niet bang voor dat mijn werk wordt overgenomen door AI. Als advocaat moet je niet alleen over de juiste juridische kennis en feitenkennis in een dossier beschikken om je cliënten te bedienen, maar het komt juist aan op toepassing van de regels op de beruchte ‘omstandigheden van het geval’. Bij advieswerk moet je kunnen inschatten waarmee de cliënt concreet is geholpen. Algemene voorwaarden bijvoorbeeld moeten wel zijn toegespitst op het bedrijf van de cliënt.”

Waar staan we nu als het gaat om digitalisering in de juridische sector?

“Op bepaalde vlakken is de digitalisering al een poosje aan de gang. Alle knowhow verschijnt natuurlijk steeds vaker ook of alleen nog maar in digitale vorm. Het juridische vakblad VAST bijvoorbeeld, waarvan ik een van de redacteuren ben, verschijnt alleen online. Maar ook daar zie je dat er onder juristen nog een grote voorliefde voor papier is. Daarom worden de inhoudelijke artikelen en annotaties eenmaal per kwartaal in een pdf gebundeld en per e-mail naar de abonnees gestuurd. Ze kunnen de bundel dan zelf uitprinten. JIN en ORP, de andere vakbladen waaraan ik meewerk, verschijnen nog steeds ook als papieren versie. Juristen houden er nu eenmaal van om informatie op papier tot zich te nemen.

Tegelijkertijd kan ik niet zeggen dat er in de afgelopen jaren nu echt hele spannende dingen zijn gebeurd op het gebied van digitalisering in de juridische sector. Zoals ik al zei, is de juridische sector echt behoorlijk conservatief. Als je bijvoorbeeld kijkt naar hoe een procedure wordt gevoerd, is dat tegenwoordig echt nauwelijks anders dan twintig jaar geleden. Stukken worden nog steeds op papier ingediend. De grootste verandering de afgelopen twintig jaar is het afschaffen van de fysieke rol geweest. 

“Als je bijvoorbeeld kijkt naar hoe een procedure wordt gevoerd, is dat tegenwoordig echt nauwelijks anders dan twintig jaar geleden.”

Wat je wel ziet, is dat alle bestaande ontwikkelingen anders worden ingezet. Tegenwoordig verloopt nagenoeg alle communicatie (behalve met de gerechtelijke instanties) natuurlijk per e-mail; gewone post ontvangen we bijna niet meer. Maar ik denk dat de meeste advocaten pas vrij recent zijn gestopt met alles dicteren. Ook het delen van je mobiele nummer met cliënten, uitgezonderd noodgevallen, was tot voor kort zeker niet standaard.”

Merk je een versnelling in de digitaleringslag door COVID-19?

“Corona heeft de digitalisering wel echt een boost gegeven. Zo werken we bij Ploum nu al sinds maart overwegend thuis en overleggen we via Microsoft Teams met collega’s en met onze cliënten. Misschien wel het meest bijzondere effect van deze crisis, is dat we eindelijk digitaal met de Rechtspraak kunnen communiceren. Tot maart moest alles via post of de fax, maar nu mogen we e-mailen. We hopen nu dus eindelijk echt de fax de deur uit te kunnen doen. Daarnaast zijn er nu digitale zittingen, hoewel de Rechtspraak daarmee helaas wel terughoudend omgaat. Dat is jammer, want digitale zittingen kunnen ook na corona echt wel toegevoegde waarde hebben. Denk alleen al aan de reistijd die bespaard kan worden.” 

Denk je dat die veranderingen blijvend zijn?

“We zullen het zien, maar sommige effecten zullen denk ik niet snel ongedaan gemaakt worden. Ik vermoed bijvoorbeeld dat cliënten er ook na corona in sommige gevallen vaker de voorkeur aan zullen geven om via videobellen te overleggen. Dat bespaart hen veel reistijd en daarmee kosten en we hebben dit jaar gezien dat het heel efficiënt is. Verder hebben we ervaren dat we – dankzij digitalisering – prima in staat zijn om de advocatuur fulltime vanuit huis te bedrijven. We werkten voor de crisis al zoveel mogelijk paperless, alle dossiers zijn digitaal en alle knowhow is natuurlijk via LI overal toegankelijk. Ik ga ervan uit dat we ook na corona wel meer zullen thuiswerken.” 

Hoe beïnvloedt digitalisering jouw werk als redactielid en je werkzaamheden in kennismanagement?

“Het werk dat ik voor VAST, ORP en JIN doe, is al een hele tijd digitaal. Redactievergaderingen vonden voorheen voornamelijk via conference calls plaats, nu gebeurt dit meer via Teams. En de artikelen en proefdrukken worden natuurlijk ook digitaal aangeleverd. Dus daar verandert niet zoveel.

In het kennismanagement kwam de crisis op een ‘gelukkig’ moment. Wij waren al bezig met het afscheid nemen van onze fysieke bibliotheek, maar zoals gezegd, zijn advocaten en notarissen nog wel echt gehecht aan papier, dus dat leverde ook binnen ons kantoor nog wel discussie op. Vanaf het moment dat we noodgedwongen thuis moesten werken was het ineens een no-brainer dat we alles digitaal moesten hebben. Nieuwe boeken worden dus uitsluitend nog digitaal aangeschaft.”

Zit er een schaduwzijde aan de digitalisering? 

“Digitalisering is zowel een zegen als een vloek. Zoals al gezegd, is het een zegen dat we overal bij alle dossiers en knowhow kunnen. Verder maakt het ons leven letterlijk lichter. Mijn patroon heeft me ingeprent dat ik altijd het volledige dossier bij me moest hebben op een zitting. Op kantoor heb ik daarvoor ook nog steeds rolkoffers in diverse maten staan. Maar tegenwoordig neem je natuurlijk het hele dossier eenvoudig mee op de laptop. Als stukken digitaal doorzoekbaar zijn, is het ook eenvoudiger om snel iets tijdens een zitting terug te vinden. Zodra ook processtukken alleen nog digitaal ingediend hoeven te worden, scheelt dat enorm veel bomen per jaar. En zo zijn er uiteraard meer voordelen. 

Een keerzijde van de digitalisering is dat het bijvoorbeeld steeds eenvoudiger wordt om te publiceren, met als gevolg dat er steeds meer informatie voorhanden is. Het is aan de advocaten zelf om al die informatie bij te houden, op waarde te schatten en te filteren. Dat kan je onzeker maken: Heb ik niet iets over het hoofd gezien?

Daarnaast merk ik bij het begeleiden van jonge advocaten en student-stagiaires dat het voor hen lastiger wordt om bronnen op waarde te schatten. Als wij vroeger in de bibliotheek rondliepen, dan kon je aan de hand van de gebruikssporen wel inschatten welke boeken belangrijk waren en welke minder. Dat is bij een digitale bibliotheek lastiger. Verder zien we dat de Google-generatie niet automatisch of niet in eerste instantie naar een wetboek of handboek grijpt, maar begint met een algemene zoekopdracht op internet. Dat is een voorbeeld van wat ik bedoel met vloek en zegen tegelijkertijd. Aan de ene kant is het natuurlijk prachtig dat allerhande informatie snel te vinden is, maar alles staat rijp en groen door elkaar.  

“Ik merk bij het begeleiden van jonge advocaten en student-stagiaires dat het voor hen lastiger wordt om bronnen op waarde te schatten.”

Een ander nadeel van digitalisering is dat sommige handelingen paradoxaal genoeg digitaal juist meer tijd kosten. Wanneer ik even snel een brief of een gespreksnotitie terugzoek in ons Document Management Systeem, kost mij dat vaak meer tijd dan wanneer ik ‘ouderwets’ het correspondentiedossier doorblader. Hetzelfde geldt – ondanks alle tools die we hebben – soms ook voor het snel terugvinden van knowhow. Ik ben zelf nogal visueel ingesteld en weet bijvoorbeeld aan de hand van de opmaak in welk tijdschrift ik iets gelezen heb. Met de digitalisering kiezen tot mijn verdriet steeds meer uitgevers ervoor om content nog slechts in xml-opmaak te tonen. Dat maakt ten eerste het lezen vanaf een beeldscherm er niet prettiger op. Bovendien wordt het lastiger te onthouden waar je iets gelezen hebt. Ik blijf er dan ook voor pleiten om boeken en tijdschriften vooral in opgemaakte vorm als pdf te blijven aanbieden.” 

Welke rol speelt Legal Intelligence in jouw dagelijks werk? 

“Wij werken sinds een paar jaar met Legal Intelligence en hebben vorig jaar ook de LI LIbrary aangeschaft. Daar heb ik zowel in mijn werk als advocaat als in mijn rol als redacteur profijt van. Het is onze gereedschapskist. Waar je vroeger als advocaat het liefst zo dicht mogelijk bij de bibliotheek zat, hebben we mede dankzij de LI LIbrary de hele bibliotheek online tot onze beschikking. Bij mij staat LI echt de hele dag open. Zo kan ik snel informatie verzamelen. In bepaalde gevallen pak ik er nog liever een gedrukt naslagwerk bij. Doordat ik daar de opmaak van ken, haal ik daar soms sneller de juiste informatie uit en heb ik het gevoel dat ik de informatie beter tot me neem.”

Wat is voor jou het grootste voordeel van Legal Intelligence?

“Een groot voordeel van Legal Intelligence is het feit dat alle content ook inhoudelijk wordt doorzocht. Je kunt zo heel gericht alle knowhow doorzoeken. Het grootste voordeel is dat alle knowhow op één plek verzameld is. Je hoeft dus niet in verschillende platforms dezelfde zoekopdracht uit te voeren. Je hebt daarbij ook nog de mogelijkheid om interne knowhow te integreren. Daardoor hoef je dus ook voor kantoorknowhow niet meer op een andere plaats te zoeken om alle benodigde informatie tot je beschikking te hebben. Op dit moment hebben we onze interne kennis overigens nog niet geïntegreerd, maar het staat wel op mijn wensenlijstje.”

_______________________

Benieuwd wat Legal Intelligence voor jouw kantoor kan betekenen? Vraag een gratis proefabonnement aan en ontdek het zelf.