6 succesfactoren die bijdragen aan het gebruik van een legal tech tool

“Het draagvlak is één van de belangrijkste factoren voor het succesvol gebruik van een tool.” Ewout Pieters, Service Delivery Manager bij Wolters Kluwer, sprak met ons over de succesfactoren die bijdragen aan het gebruik van een legal tech tool. Hoe zorg je er als organisatie voor dat een tool door medewerkers omarmd en gebruikt wordt? Ewout deelt zes aandachtspunten.

1. Weloverwogen aanschaf/aanschaf is gezamenlijke beslissing

“Mijn belangrijkste advies is om een tool alleen aan te schaffen als deze wordt aangeschaft met een bepaalde reden, bijvoorbeeld omdat je hiermee een probleem kunt oplossen. Daarnaast moet de aanschaf een gezamenlijke beslissing van de afdeling of de organisatie zijn, anders is de kans op een succesvolle implementatie klein.”

2. Inzetten op verandermanagement

“Als een organisatie een nieuwe tool introduceert, kan dat leiden tot weerstand. Zet daarom in op verandermanagement, hierbij neem je de mensen mee in de veranderingen. Leg medewerkers uit waarom er gekozen is voor een bepaalde tool en wat het voordeel van het gebruik is. Het is belangrijk om deze informatie op meerdere momenten te delen, dus houd het niet bij één mail. Kom er bijvoorbeeld ook op terug tijdens een overleg en vermeld de informatie in een interne nieuwsbrief.”

3. Inrichten serviceorganisatie

“Goede begeleiding van medewerkers draagt bij aan het succesvol gebruik van een tool. Hoe beter de begeleiding, hoe groter de kans dat medewerkers de tool blijven gebruiken. Hierbij raad ik aan om een key-user, admin of promotor aan te wijzen. In grotere organisaties is dit vaak iemand van de Kennismanagement organisatie. Vraag ook geregeld aan de medewerkers hoe zij het gebruik ervaren.”

“Het betaalt zich wel uit als medewerkers worden gestimuleerd om 1 of 2 keer per jaar een training te doen, zodat zij de tools beter kunnen gebruiken.”

4. Onboarding en trainingen

“Zet in de beginfase van een nieuwe tool een onboardingstraject op samen met de leverancier en zorg ervoor dat alle medewerkers getraind worden. Mijn ervaring is dat vaker een training geven meerwaarde heeft voor de gebruikservaring. Een gemiddeld kantoor gebruikt 10 tot 20 tools en het is daarom niet vanzelfsprekend dat iedere tool optimaal gebruikt wordt. Daarnaast kan de informatiebehoefte van gebruikers veranderen in de loop van de tijd. Door jaarlijks een training aan te bieden kan de tool beter gebruikt worden. Ik zie bij iedere Legal Intelligence training die ik geef dat gebruikers nieuwe functies ontdekken, ook bij klanten die Legal Intelligence al jaren gebruiken.”

5. Evaluatie en gebruikerservaringen

“Ook de evaluatie is een factor die bijdraagt aan het succesvolle gebruik van een tool. Luister naar de gebruikerservaringen en haal feedback op, zowel in de pilotfase als na de aanschaf. Als er kritische geluiden zijn, probeer te achterhalen wat er speelt en onderzoek wat er veranderd kan worden. Zeker in de eerste fase na aanschaf raad ik een maandelijkse evaluatie aan. Bekijk de statistieken en praat met de gebruikers over hun ervaringen.

Legal Intelligence heeft een gebruikersgroep die is opgericht door gebruikers van de tool. Zij onderhouden geregeld contact met elkaar en ik schuif om de week aan tijdens een overleg. De gebruikers bespreken het gebruik van de tool, de functionaliteiten en doen voorstellen voor nieuwe functionaliteiten. Vraag bij de leverancier of er een gebruikersgroep is, want door dit contact verbetert het gebruik van de tool voor de korte maar ook voor de lange termijn.”

6. Communicatie met leverancier

“Daarnaast speelt de begeleiding vanuit de leverancier een belangrijke rol. Sommige tools worden aangeschaft op basis van een online abonnement, zonder enige vorm van begeleiding. Dan is het lastiger om goed van start te gaan met de tool. Daarom raad ik aan om voor de aanschaf vragen te stellen over de begeleiding. Is er een vast aanspreekpunt, hoe ziet de serviceorganisatie eruit en hoe verloopt het contact met de leverancier? Een gelijke verhouding tussen klant en leverancier is ook belangrijk, net als open communicatie. Samen maak je elkaar sterker.”

Deze checklist voor de implementatie van een legal tech tool is het derde deel van een driedelige serie met tips voor het aanschaffen van een tool. In het eerste deel deelt Ewout zijn checklist voor de implementatie van een legal tech tool. In het tweede deel van de serie deelt hij succesfactoren voor het gebruik van een legal tech tool.

_____________________________

Direct aan de slag met een legal tech tool? Legal Intelligence sluit aan op het werkproces van de juridische professional. Doorzoek openbare content en content van juridische uitgevers op één platform en werk efficiënt samen met collega’s door dossiers en attenderingen te delen. Vraag een gratis proefabonnement aan en ervaar het zelf.