In gesprek met Mieke Slagter van Houthoff over 20 jaar Legal Intelligence
Houthoff, een full service kantoor aan de bovenkant van de Nederlandse markt, was de eerste klant van Legal Intelligence. Dit jaar bestaat Legal Intelligence (LI) 20 jaar en Houthoff is al sinds het begin een tevreden klant. “Voordat we Legal Intelligence gebruikten, was het voorzien van de advocaten van nieuw verschenen informatie een wekelijks terugkerend en intensief proces. Nu houden wij hen eenvoudig op de hoogte door het instellen van attenderingen.” Mieke Slagter, informatiespecialist bij Houthoff, deelt waarom het kantoor enthousiast gebruik maakt van Legal Intelligence (LI). We spraken met haar over de veranderingen in het juridisch onderzoek in de afgelopen 20 jaar en de efficiëntieslag die gemaakt is.
20 jaar geleden ging het juridisch onderzoeksproces heel anders in zijn werk. Wat waren toen de grootste uitdagingen voor jullie?
“In de advocatuur werd destijds nog vrijwel volledig op papier gewerkt. Het kostte veel meer tijd dan nu om alle literatuur te vinden en daarbij was het een uitdaging om zo volledig mogelijk te zijn. Ook zat er veel werk in om de advocaten op de hoogte te stellen van artikelen die in tijdschriften gepubliceerd waren. Nu stel je binnen een aantal minuten een attendering in en daarna heb je er geen omkijken meer naar. Voorheen was het werk dat steeds weer terugkwam. De inhoudsopgaven van diverse tijdschriften werden gescand en gestuurd naar de juristen. Zij gaven aan welke artikelen zij wilden lezen en de secretaresses en informatiespecialisten zochten die artikelen vervolgens op. Dit was een intensief proces.”
Legal Intelligence was voor die tijd een nieuwe, innovatieve tool. Hoe reageerden jullie hierop en waarom kozen jullie ervoor om mee te doen met de pilots?
“De toenmalige manager van de afdeling informatiespecialisten was direct erg enthousiast over de tool. LI werd door haar gezien als een serieuze en innovatieve ontwikkeling waar ze aandacht aan wilde besteden. Zij heeft zich daarom actief ingezet voor het gebruik van deze tool binnen ons kantoor. In de beginperiode, van 2002 tot 2006, heeft zij geregeld met de oprichters overlegd over de ontwikkeling en vormgeving van LI. Zij was zo enthousiast, omdat de tool op verschillende manieren inspeelde op de uitdagingen waar wij tegenaan liepen. Het bundelen van bronnen zorgde voor een enorme efficiëntieslag. Eerder moesten we al die bronnen handmatig doorzoeken en stonden ze op allerlei verschillende plekken, waardoor het literatuuronderzoek ontzettend veel tijd in beslag nam. Om te onderzoeken of het systeem de verwachtingen waar kon maken, en of het binnen onze werkprocessen zou passen, besloten wij om mee te doen aan een pilot.”
Als één van de eerste advocatenkantoren hebben jullie destijds gekozen voor Legal Intelligence. Hoe hebben jullie de pilotfase ervaren?
“In 2006 was er een eerste pilot. In die periode hebben de informatiespecialisten getest of het systeem een bijdrage kon leveren aan de werkzaamheden. Ook werd bekeken wat de verbeterpunten waren. Daarbij hielden we de werkprocessen van de juristen in gedachten. Wij werken voor hen en uiteindelijk is het natuurlijk vooral belangrijk dat het gebruik van LI voordeel oplevert voor het kantoor. Onze feedback werd goed opgepakt. Op een later moment is er nog een tweede pilot geweest, daar hebben wij ook aan deelgenomen.”
“Met één zoekopdracht meerdere bronnen doorzoeken is en blijft een enorme meerwaarde”
In hoeverre hebben jullie input kunnen leveren over de ontwikkeling en verbetering van Legal Intelligence?
“Al sinds de pilotfase, en tot op de dag van vandaag, mogen we actief een bijdrage leveren aan ontwikkeling van de tool. In 2008 is de gebruikersvereniging Legal Intelligence Society (LIS) opgericht. Houthoff zit in het bestuur van deze vereniging. De leden komen met verbeterpunten en het bestuur bespreekt deze punten met LI. Er wordt heel serieus omgegaan met de feedback die wij aanvoeren. Verbeterpunten worden vaak meegenomen in de ontwikkeling. De verbeteringen die nu worden doorgevoerd hebben soms te maken met veranderingen in de lay-out. Een voorbeeld daarvan is het bundelen van resultaten. Eerder stonden deze ook in de resultatenlijst, maar door elkaar heen. Nu worden de resultaten per boek of uitspraak gegroepeerd getoond. Het is een kleine verbetering die heel handig is voor gebruikers”
We zijn inmiddels 20 jaar verder. Wat is nu de grote meerwaarde van LI voor jullie?
“Met één zoekopdracht meerdere bronnen doorzoeken is en blijft een enorme meerwaarde. Daarnaast zijn de attenderingen wat mij betreft echt onmisbaar. Ook het doorzoeken van de parlementaire geschiedenis is handig. Gebruikers kunnen bij het zoeken naar een wetsartikel direct doorklikken naar de commentaren en de stukken van de parlementaire geschiedenis. Meerwaarde zit ook in de koppelingen tussen diverse soorten informatie. Als je zoekt naar een uitspraak laat LI direct de alternatieve vindplaatsen voor die uitspraak zien. Dat staat netjes gebundeld, de zoekactie hoeft daardoor niet steeds herhaald te worden.”
Hoe kan het systeem nog beter voldoen aan jullie behoeften?
“Een punt van aandacht is het delen van items of dossiers met externen. Als een ander kantoor of een cliënt ook een gebruiker is van LI, kan de kennis gedeeld worden via de linkjes in het systeem. Het is anders als de ander geen abonnement heeft, dan werken de linkjes niet. Dit is een punt van aandacht waar we over spreken met LI. Deze situatie is complex en heeft in veel gevallen te maken met auteursrecht. In andere situaties gaat het over openbare bronnen, bijvoorbeeld van de overheid. Die items zou je vrij gemakkelijk moeten kunnen delen, helaas kan dat nog niet. We lossen dit nu op door te linken naar de oorspronkelijke bron, die buiten LI staat. Dat werkt wel, maar het is net wat minder efficiënt.”
Wat zijn jouw tips voor kantoren die overwegen te starten met een contentintegratieplatform als Legal Intelligence?
“De belangrijkste vraag is of het systeem meerwaarde heeft voor het kantoor. Daarna is het goed om na te gaan welke bronnen vaak geraadpleegd worden. Welke bronnen worden dagelijks bekeken en welke bronnen worden bijna niet geraadpleegd? En zijn deze bronnen beschikbaar in LI? Voor mij is de doorslaggevende factor de efficiëntieslag van het in één keer kunnen doorzoeken van meerdere bronnen.”
_____________________________
Benieuwd wat Legal Intelligence voor jouw kantoor of juridische afdeling kan betekenen? Vraag een gratis proefabonnement aan en ontdek het zelf.
